مرحله اول : جستجوی دوره یا مقطع تحصیلی

اولین و مهمترین مرحله مهاجرت تحصیلی، جستجو و پیداکردن فرصت‌های تحصیلی متناسب با شرایط متقاضی مانند سن، سابقه تحصیلات و معدل است.

مرحله دوم: آماده سازی و ترجمه مدارک مورد نیاز

مرحله دوم برای مهاجرت تحصیلی،  آماده‌سازی و ترجمه‌ی مدارک است. برای اطلاع از مدارک پیش‌نیاز برای تحصیل در مقطع یا دوره آموزشی مورد نظر، می‌بایست به وب‌سایت رسمی دانشگاه مراجعه کرد. اصولا این مدارک شامل مدارک هویتی ، ریزنمرات و دانش‌نامه مقاطع تحصیلی قبلی مانند دیپلم یا کارشناسی یا کارشناسی ارشد، مدرک زبان مانند آیلتس یا تافل ، مدارک پژوهشی و تحقیقاتی مانند مقالات و کتب، مدرک آزمون‌های جانبی مانند GRE در صورت نیاز، رزومه یا (CV) ، توصیه‌نامه از اساتید ، انگیزه‌نامه یا بیانیه هدف (SOP) و صفحات مجازی تخصصی شخصی مانند لینکدین می‌شوند که برای مهاجرت تحصیلی به خصوص اخذ پذیرش ضروری است. این مدارک می‌بایست طبق استانداردهای موسسه آموزشی یا دانشگاه مقصد ترجمه شوند. 

مرحله سوم: مکاتبه و اپلای

مرحله سوم مهاجرت تحصیلی ثبت اپلیکیشن یا درخواست ثبت‌نام در دانشگاه یا کالج است که اصطلاحا به آن اپلای گفته می‌شود. در این مرحله از طریق پرتالی که دانشگاه در اختیار دانشجویان بین‌المللی قرار می‌دهد، امکان ارسال مدارک و همچنین هزینه بررسی درخواست (Application Fee) وجود دارد. پس از ثبت درخواست و سابمیت کردن اپلیکیشن، کمیته ثبت‌نام صلاحیت متقاضیان را بررسی کرده و با درخواست تحصیل اشخاصی که رزومه بهتری از سایرین داشته باشند موافقت می‌کند. در بعضی کشورها و به خصوص برای دوره‌های تحصیلی پژوهش محور، قبل از اپلای حتما باید از طریق مکاتبه با اساتید راهنما و در صورت موافقت و انجام مصاحبه، تاییدیه ایشان را اخذ کرد. مکاتبه با اساتید شانس گرفتن فاند را نیز افزایش می‌دهد. توجه داشته باشید که برای اپلای دانشگاه‌ها، ددلاین آن‌ها را مدنظر قرار دهید.

اپلیکیشن فی چیست؟

اپلیکیشن فی هزینه غیر قابل استردادی است که دانشگاه برای بررسی درخواست ثبت‌نام متقاضی دریافت می‌کند. برخی از دانشگاه‌ها به صورت مستقیم و بعضی از دانشگاه‌ها از طریق پرتال‌های واسط، این مبلغ را دریافت می‌کنند. البته در بعضی موارد و از طریق درخواست، امکان waive یا بخشودگی پرداخت اپلیکیشن فی نیز وجود دارد.

ددلاین چیست؟

پروسه اپلای در یک بازه زمانی مشخص انجام می‌شود و معمولا دارای یک ضرب‌العجلی است که به آن deadline می‌گویند. متقاضی فرصت دارد تا همه‌ی مدارک مورد نیاز برای اپلای را تا قبل از ددلاین بفرستد. بعد از ددلاین دیگر مدرک و فرمی پذیرفته نخواهد شد و کمیته پذیرش شروع به بررسی درخواست‌ها می‌کند. برخی دانشگاه‌ها برای دانشجویان بین الملل ددلاین متفاوتی با دانشجویان بومی در نظر دارند، همچنین ممکن است ددلاین برخی رشته‌ها با رشته‌های دیگر متفاوت باشد. به طور کلی ددلاین دانشگاه‌های خارجی برای ترم پاییز (Fall) از اوایل آذر (December) تا اوایل بهمن (January) سال قبل و برای ترم زمستان (Winter) از اواسط بهمن (February ) تا اوایل تیر (June) سال قبل می‌باشد. لازم به ذکر است این بازه زمانی قطعی نبوده و برای هر کشور متفاوت است. برای اطلاع از تاریخ دقیق ددلاین به سایت رسمی هر دانشگاه مراجعه کنید.

مرحله چهارم:اخذ پذیرش تحصیلی

مرحله چهارم، اخذ نامه پذیرش تحصیلی است که منوط به تایید کمیته ثبت‌نام دانشگاه است. این نامه مجوز شروع تحصیل دانشجو در دانشگاه کشور مقصد است. در دوره‌های تحصیلی با شهریه، ممکن است تمام یا بخشی از شهریه توسط دانشگاه دریافت شود. با داشتن نامه پذیرش (Admission) می‌توان برای اخذ روادید تحصیلی به سفارت یا اداره مهاجرت کشور مقصد مراجعه کرد.

پذیرش مشروط چیست؟

بعضی از دوره‌های تحصیلی بدون ارائه مدرک زبان با صدور پذیرش موافقت می‌کنند که به آن پذیرش مشروط (Conditional) گفته می‌شود. دانشجو موظف است قبل از شروع تحصیل یا در حین تحصیل سطح زبان کافی را به دست آورد. پذیرش مشروط می‌تواند در تصمیم‌گیری سفارت برای صدور ویزای دانشجویی تاثیرگذار باشد.

مرحله پنجم:اخذ ویزای تحصیلی

پس از اخذ پذیرش نهایی از کالج یا دانشگاه در کشور مقصد، متقاضی می‌بایست درخواست خود را برای ورود و تحصیل در آن‌جا به سفارت یا اداره مهاجرت ارائه نماید. در صورت قبولی درخواست توسط سفارت، روادید تحصیلی (Study Visa/Study Permit) صادر می‌شود. این اقامت از نوع اقامت موقت بوده و دارای تاریخ شروع و پایان است. پس از اتمام این مراحل، متقاضی یا باید اقامت دیگری اخذ کند و یا به کشور خود بازگردد. برای اخذ ویزای تحصیلی می‌بایست به سوالات و نگرانی‌های سفارت پاسخ مستدل و مستند داده شود. دلیل انتخاب کشور مقصد، دلیل انتخاب رشته و دانشگاه، تاثیر تحصیل در این دوره آموزشی بر زندگی کاری، اثبات پرداخت هزینه‌ها و همچنین دلایلی که متقاضی را مجاب به بازگشت کشور خود می‌کند، از جمله مهم‌ترین این موارد است. بنابراین متقاضی می‌بایست حتما این موارد را در نامه‌ی برنامه‌ تحصیل خود (Study Plan) به طور دقیق و شفاف توضیح دهد و مستندات خود را نیز ارائه کند. بعضی از کشورها برای صدور ویزای تحصیلی جلسه مصاحبه با متقاضی برگزار می‌کنند که در آن جلسه همین موارد به طور شفاهی بررسی می‌شوند. برای اطلاع از لیست مستندات و مدارکی که سفارت یا اداره مهاجرت برای صدور روادید تعیین کرده است، می‌بایست به وب‌سایت‌های رسمی و دولتی کشور مقصد مراجعه کرد؛ اما به طور کلی مدارک هویتی، مدارک تحصیلی، مدرک زبان، مدارک شغلی و مدارک مالی از مهم‌ترین مدارک برای ثبت درخواست ویزای تحصیلی است. ثبت درخواست ویزای تحصیلی نیز مستلزم هزینه یا اپلیکیشن فی (Application Fee) است که توسط سفارت دریافت می‌شود.